R2H neemt privacy serieus. Wij verwerken uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze digitale media, van onze diensten en omdat u deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Wij doen ons best om uw persoonsgegevens op een zorgvuldige manier te verwerken. Onderstaan privacyverklaring geeft u een helder overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken, hoe wij met deze persoonsgegevens omgaan en geeft ook zo duidelijk mogelijk aan waarom wij deze verzamelen. Op deze manier geven we invulling aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming die per 25 mei 2018 van kracht is. Samen met deze maatregelen streven wij erna om volledig GDPR compliant te zijn.
Informatie op deze pagina mag niet worden gekopieerd of elders worden gebruikt in verband met copyrights tenzij schriftelijk overeengekomen is met R2H B.V.
Privacyverklaring
De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geeft aan dat een persoonsgegeven elk gegeven is over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent dat informatie ofwel direct over iemand gaat, ofwel naar deze persoon te herleiden is. Dat het om een natuurlijke persoon (datasubject) moet gaan, houdt in dat gegevens van overleden personen of van organisaties geen persoonsgegevens zijn.
R2H verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Om te zorgen voor tenminste eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens, werken wij met GDPR compliant organisaties zoals Microsoft (Office 365) of MailChimp (nieuwsbrieven) of Amazon Web Services (CRM).
In Artikel 1 sub e van de Wbp wordt een bewerker ("verwerker" onder de AVG) gedefinieerd als: "degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen". R2H is dus een partij die in het kader van onze dienstverlening toegang heeft tot de persoonsgegevens van uw klanten.
Cookies
Als R2H al cookies gebruikt dan gebruiken we alleen technische en functionele cookies en analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Uiteraard glutenvrije cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet, smartphone of soortgelijk apparaat. We volgen dus niet uw gedrag en gebruiken het ook niet voor het tonen van gepersonaliseerde advertenties. De cookies die wij gebruiken zijn nodig voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak, bijvoorbeeld dat uw voorkeursinstellingen worden bewaard zoals een taal. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Ook kunt u cookies verwijderen via de instellingen van uw browser.
GoogleAnalytics
Via onze websites wordt een cookie geplaatst van Google. Deze cookies maken deel uit van de Google Analytics en Webmaster Tools. Wij gebruiken deze diensten om te onderzoeken hoe u als bezoeker onze website gebruikt en waar er fouten optreden. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien zij hiertoe wettelijk wordt verplicht of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. R2H heeft hier geen invloed op. Wij hebben Google via hun voorwaarden toegestaan om de verkregen informatie te gebruiken voor andere Google-diensten.
Welke persoonsgegevens slaan we op?
R2H levert uitsluitend aan bedrijven, clubs en (onderwijs)instellingen. Niet aan particulieren. De volgende persoonsgegevens, die u ons heeft verstrekt, leggen we van u vast:
- Geslacht
- Voor- en achternaam
- Adresgegevens
- Telefoonnummers
- E-mailadressen
- Profielfoto's
- IP-adressen
- Bankgegevens
Waarvoor?
R2H slaat persoonsgegevens op:
- om in contact te kunnen komen met u als klant om overeengekomen dienstverlening met u uit te kunnen voeren
- in het kader van informatievoorziening over onze producten, diensten, maatschappelijke betrokkenheid en evenementen
- om uw situatie te analyseren en daarmee onze producten en diensten te verbeteren en deze af te stemmen
Wij combineren gegevens uit bepaalde services, zodat we u sneller support kunnen bieden. Bijvoorbeeld de looptijd van een onderhoudscontract.
Hoe lang?
R2H bewaart persoonsgegevens zolang als nodig voor het doel waarvoor ze verzameld zijn, hetgeen is gebaseerd op ervaringen uit het verleden. Zolang het nodig is om terug te kunnen zoeken in de historie van opdrachten, afspraken en correspondentie, worden de gegevens bewaard. Het kunnen beantwoorden van (oud)klantvragen is waardevol gebleken voor de relatie.
Iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie 7 jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht). Bepaalde onderdelen van uw administratie worden aangemerkt als basisgegevens. Daarbij moet u denken aan de debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie en de loonadministratie.
Via ons algemene e-mailadres kunt u na beëindiging van een overeenkomst een 'verzoek tot vergeten' indienen. U ontvangt dan tijdelijk toegang tot uw gegevens middels een inlogcode en kunt de gegevens dan zelf overnemen i.v.m. dataportabiliteit. Op aanvraag, via dezelfde manier, kunt u ook inzage in uw gegevens krijgen ter controle, mutatie en beperking van de verwerking.
Verwerkersovereenkomst
Maakt u vanaf 25 mei 2018 gebruik van de diensten van R2H B.V. als “verwerker” dan zijn u en R2H verplicht om een aantal onderwerpen vast te leggen in een schriftelijke overeenkomst (zie artikel 28, lid 3 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming). Om die reden is deze Verwerkersovereenkomst opgesteld door R2H B.V. op basis van de officiële eisen door de Autoriteit Persoonsgegevens in samenwerking met Juridox.
Deze verwerkersovereenkomst is van toepassing op alle vormen van verwerking van persoonsgegevens die R2H B.V., ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 18082715, (hierna: Verwerker) uitvoert ten behoeve van een wederpartij aan wie zij diensten levert (hierna: Verwerkingsverantwoordelijke). Waar in deze Verwerkersovereenkomst gerefereerd wordt aan bepalingen uit de Wbp, zullen per 25 mei 2018 de corresponderende bepalingen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming worden bedoeld.
Artikel 1. Doeleinden van verwerking
1.1. Verwerker verbindt zich onder de voorwaarden van deze Verwerkersovereenkomst in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens te verwerken. Verwerking zal uitsluitend plaatsvinden in het kader van:
- het afhandelen van bestellingen en betalingen voor producten of diensten van Verwerkingsverantwoordelijke,
- het in de ‘cloud’ opslaan van gegevens van Verwerkingsverantwoordelijke, en bijbehorende online diensten,
- beheer van de boekhouding en financiële administratie van Verwerkingsverantwoordelijke,
- het aanbieden en beheren van het online Customer Relationship Management-pakket van Verwerker voor Verwerkingsverantwoordelijke,
- het verrichten van Public Relations- en marketingactiviteiten voor Verwerkingsverantwoordelijke,
- het verzenden van nieuwsbrieven in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke,
- beheer van de klantenadministratie van Verwerkingsverantwoordelijke,
- beheer van de patiëntenadministratie van Verwerkingsverantwoordelijke, plus die doeleinden die daarmee redelijkerwijs samenhangen of die met nadere instemming worden bepaald.
1.2. De persoonsgegevens die door Verwerker in het kader van de werkzaamheden als bedoeld in het vorige lid worden verwerkt en de categorieën van de betrokkenen van wie deze afkomstig zijn, betreft:
- Bezoekgedrag
- BSN
- Burgerlijke staat
- CV
- E-mailadres
- Financiële gegevens
- (Pas)foto’s
- Geboortedata
- IP-adres
- Medische gegevens
- NAW-gegevens
- Social media accounts
- Telefoonnummer
Van de categorieën betrokkenen:
- Accounthouders
- Klanten
- Leden
- Leveranciers
- Mogelijke klanten
- Patiënten
- Personeel
- Websitebezoekers
Verwerkingsverantwoordelijke staat ervoor in dat de omschreven persoonsgegevens en categorieën betrokkenen volledig en correct zijn, en vrijwaart Verwerker voor enige gebreken en aanspraken die resulteren uit een incorrecte weergave door Verwerkingsverantwoordelijke.
Verwerker zal de persoonsgegevens niet voor enig ander doel verwerken dan zoals door Verwerkingsverantwoordelijke is vastgesteld. Verwerkingsverantwoordelijke zal Verwerker op de hoogte stellen van de verwerkingsdoeleinden voor zover deze niet reeds in deze Verwerkersovereenkomst zijn genoemd. Verwerker mag echter de persoonsgegevens gebruiken voor kwaliteitsdoeleinden, zoals het enquêteren van de betrokkenen of het doen van wetenschappelijk of statistisch onderzoek naar de kwaliteit van haar dienstverlening.
1.3. De in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke te verwerken persoonsgegevens blijven eigendom van Verwerkingsverantwoordelijke en/of de betreffende betrokkenen.
Artikel 2. Verplichtingen Verwerker
2.1. Ten aanzien van de in artikel 1 genoemde verwerkingen zal Verwerker zorg dragen voor de naleving van de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder in ieder geval begrepen de wet- en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens, zoals de Wet bescherming persoonsgegevens.
2.2. Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke, op diens eerste verzoek daartoe, informeren over de door haar genomen maatregelen aangaande haar verplichtingen onder deze Verwerkersovereenkomst.
2.3. De verplichtingen van de Verwerker die uit deze Verwerkersovereenkomst voortvloeien, gelden ook voor degenen die persoonsgegevens verwerken onder het gezag van Verwerker, waaronder begrepen maar niet beperkt tot werknemers, in de ruimste zin van het woord.
2.4. De Verwerker zal de Verwerkingsverantwoordelijke onmiddellijk in kennis stellen indien naar zijn mening een instructie van de Verwerkingsverantwoordelijke in strijd is met de in lid 1 bedoelde wetgeving.
2.5. Verwerker zal, voor zover dat binnen haar macht ligt, bijstand verlenen aan Verwerkingsverantwoordelijke ten behoeve van het uitvoeren van gegevensbeschermingseffectbeoordelingen (PIA’s).
Artikel 3. Doorgifte van persoonsgegevens
3.1. Verwerker mag de persoonsgegevens verwerken in landen binnen de Europese Unie. Daarnaast mag Verwerker de persoonsgegevens ook doorgeven naar een land buiten de Europese Unie, mits dat land een passend beschermingsniveau waarborgt en ze voldoet aan de overige verplichtingen die op haar rusten op grond van deze Verwerkersovereenkomst en de Wet bescherming persoonsgegevens.
3.2. Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke melden om welk land of welke landen het gaat. Verwerker staat er voor in dat, gelet op de omstandigheden die op de doorgifte van de persoonsgegevens of op een categorie gegevensdoorgiften van invloed zijn, er bij landen buiten de Europese Unie sprake is van een passend beschermingsniveau.
3.3. In het bijzonder zal Verwerker bij het bepalen van een passend beschermingsniveau rekening houden met de duur van de voorgenomen verwerking, het land van herkomst en het land van eindbestemming, de algemene en sectoriële rechtsregels die in het betreffende land gelden, alsmede de regels van het beroepsleven en de veiligheidsmaatregelen die in die landen worden nageleefd.
Artikel 4. Verdeling van verantwoordelijkheid
4.1. De toegestane verwerkingen zullen door medewerkers van Verwerker worden uitgevoerd binnen een geautomatiseerde omgeving.
4.2. Verwerker is louter verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens onder deze Verwerkersovereenkomst, overeenkomstig de instructies van Verwerkingsverantwoordelijke en onder de uitdrukkelijke (eind-)verantwoordelijkheid van Verwerkingsverantwoordelijke. Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens, waaronder in ieder geval begrepen, maar niet beperkt tot, de verzameling van de persoonsgegevens door de Verwerkingsverantwoordelijke, verwerkingen voor doeleinden die niet door Verwerkingsverantwoordelijke aan Verwerker zijn gemeld, verwerkingen door derden en/of voor andere doeleinden, is Verwerker uitdrukkelijk niet verantwoordelijk.
4.3. Verwerkingsverantwoordelijke garandeert dat de inhoud, het gebruik en de opdracht tot de verwerkingen van de persoonsgegevens zoals bedoeld in deze verwerkersovereenkomst niet onrechtmatig zijn en geen inbreuk maken op enig recht van derden.
Artikel 5. Inschakelen van derden of onderaannemers
5.1. Verwerker mag in het kader van deze verwerkersovereenkomst gebruik maken van derden onder voorwaarde dat deze vooraf worden gemeld aan Verwerkingsverantwoordelijke. Verwerkingsverantwoordelijke mag bezwaar maken indien het gebruik van een specifieke gemelde derde onaanvaardbaar voor haar is.
5.2. Verwerker zorgt er in ieder geval voor dat deze derden schriftelijk ten minste dezelfde plichten op zich nemen als tussen Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker zijn overeengekomen.
5.3. Verwerker staat in voor een correcte naleving van de plichten uit deze Verwerkersovereenkomst door deze derden en is bij fouten van deze derden zelf aansprakelijk voor alle schade alsof zij zelf de fout(en) heeft begaan.
Artikel 6. Beveiliging
6.1. Verwerker zal zich inspannen voldoende technische en organisatorische maatregelen te nemen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen van persoonsgegevens, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van de persoonsgegevens).
6.2. Verwerker staat er niet voor in dat de beveiliging onder alle omstandigheden doeltreffend is. Indien een uitdrukkelijk omschreven beveiliging in de Verwerkersovereenkomst ontbreekt, zal Verwerker zich inspannen de beveiliging te laten voldoen aan een niveau dat, gelet op de stand van de techniek, de gevoeligheid van de persoonsgegevens en de aan het treffen van de beveiliging verbonden kosten, niet onredelijk is.
6.3. Verwerkingsverantwoordelijke stelt enkel persoonsgegevens aan Verwerker ter beschikking voor verwerking, indien zij zich ervan heeft verzekerd dat de vereiste beveiligingsmaatregelen zijn getroffen. Verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor de naleving van de door Partijen afgesproken maatregelen.
Artikel 7. Meldplicht
7.1. Verwerkingsverantwoordelijke is te allen tijde verantwoordelijk voor het melden van een beveiligingslek en/of datalek (waaronder wordt verstaan: een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens die leidt tot een kans op nadelige gevolgen, dan wel nadelige gevolgen heeft, voor de bescherming van persoonsgegevens) aan de toezichthouder en/of betrokkenen. Om Verwerkingsverantwoordelijke in staat te stellen aan deze wettelijke plicht te voldoen, stelt Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke binnen een redelijke termijn op de hoogte van het geconstateerde beveiligingslek en/of het datalek.
7.2. Een melding moet alleen bij gebeurtenissen met grote impact worden gedaan, en alleen als de gebeurtenis zich daadwerkelijk voorgedaan heeft.
7.3. De meldplicht behelst in ieder geval het melden van het feit dat er een lek is geweest. Daarnaast behelst de meldplicht:
- de aard van de inbreuk in verband met persoonsgegevens, waar mogelijk onder vermelding van de categorieën van betrokkenen en persoonsgegevens in kwestie en, bij benadering, het aantal betrokkenen en persoonsgegevensregisters in kwestie;
- de naam en de contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming of een ander contactpunt waar meer informatie kan worden verkregen;
- de waarschijnlijke gevolgen van de inbreuk in verband met persoonsgegevens;
- de maatregelen die de Verwerker heeft voorgesteld of genomen om de inbreuk in verband met persoonsgegevens aan te pakken, waaronder, in voorkomend geval, de maatregelen ter beperking van de eventuele nadelige gevolgen daarvan.
Artikel 8. Afhandeling verzoeken van betrokkenen
8.1. In het geval dat een betrokkene een verzoek tot uitoefening van zijn/haar wettelijke rechten richt aan Verwerker, zullen Partijen het verzoek van de betrokkene in onderling overleg afhandelen. Verwerkingsverantwoordelijke blijft in dat geval wel eindverantwoordelijk voor de afhandeling.
Artikel 9. Geheimhouding en vertrouwelijkheid
9.1. Op alle persoonsgegevens die Verwerker van Verwerkingsverantwoordelijke ontvangt en/of zelf verzamelt in het kader van deze Verwerkersovereenkomst, rust een geheimhoudingsplicht jegens derden. Verwerker zal deze informatie niet voor een ander doel gebruiken dan waarvoor zij deze heeft verkregen, zelfs niet wanneer deze in een zodanige vorm is gebracht zodat deze niet tot betrokkenen herleidbaar is.
9.2. Deze geheimhoudingsplicht is niet van toepassing voor zover Verwerkingsverantwoordelijke uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven om de informatie aan derden te verschaffen, indien het verstrekken van de informatie aan derden logischerwijs noodzakelijk is gezien de aard van de verstrekte opdracht en de uitvoering van deze Verwerkersovereenkomst, of indien er een wettelijke verplichting bestaat om de informatie aan een derde te verstrekken.
Artikel 10. Audit
10.1. Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht om audits uit te laten voeren door een onafhankelijke derde die aan geheimhouding is gebonden ter controle van naleving van alle punten uit de Verwerkersovereenkomst, en alles dat daar direct verband mee houdt.
10.2. Deze audit mag plaatsvinden bij een concreet vermoeden van misbruik van persoonsgegevens.
10.3. Verwerker zal aan de audit meewerken en alle voor de audit redelijkerwijs relevante informatie, inclusief ondersteunende gegevens zoals systeemlogs, en medewerkers zo tijdig mogelijk ter beschikking stellen.
10.4. De bevindingen naar aanleiding van de uitgevoerde audit zullen door Verwerker worden beoordeeld en kunnen, naar eigen goeddunken van Verwerker en op de wijze zoals Verwerker zelf bepaalt, worden doorgevoerd door Verwerker.
10.5. De kosten van de audit, bestaande uit een vooraf overeengekomen vergoeding aan een onafhankelijke derde en de Verwerker, worden door Verwerkingsverantwoordelijke gedragen.
Artikel 11. Aansprakelijkheid
11.1. De aansprakelijkheid van Verwerker voor schade als gevolg van een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Verwerkersovereenkomst, dan wel uit onrechtmatige daad of anderszins, is uitgesloten. Voor zover voornoemde aansprakelijkheid niet kan worden uitgesloten is deze per gebeurtenis (een reeks opeenvolgende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis) beperkt tot de vergoeding van directe schade, tot maximaal het bedrag van de door Verwerker ontvangen vergoedingen voor de werkzaamheden onder deze Verwerkersovereenkomst over de maand voorafgaande aan de schadeveroorzakende gebeurtenis. De aansprakelijkheid van Verwerker voor directe schade zal in totaal nooit meer dan 1 euro bedragen.
11.2. Onder directe schade wordt uitsluitend verstaan alle schade bestaande uit:
- schade direct toegebracht aan stoffelijke zaken (“zaakschade”);
- redelijke en aantoonbare kosten om de Verwerker ertoe te manen de Verwerkersovereenkomst (weer) deugdelijk na te komen;
- redelijke kosten ter vaststelling van de oorzaak en de omvang van de schade voor zover betrekking hebbende op de directe schade zoals hier bedoeld is; en
- redelijke en aantoonbare kosten die Verwerkingsverantwoordelijke heeft gemaakt ter voorkoming of beperking van de directe schade zoals in dit artikel bedoeld.
11.3. De aansprakelijkheid van Verwerker voor indirecte schade is uitgesloten. Onder indirecte schade wordt verstaan alle schade die geen directe schade is en daarmee in ieder geval, maar niet beperkt tot, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verminderde goodwill, schade door bedrijfsstagnatie, schade door het niet bepalen van marketingdoeleinden, schade verband houdende met het gebruik van door Verwerkingsverantwoordelijke voorgeschreven gegevens of databestanden, of verlies, verminking of vernietiging van gegevens of databestanden.
11.4. De in dit artikel bedoelde uitsluitingen en beperkingen komen te vervallen indien en voor zover de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van Verwerker of haar bedrijfsleiding.
11.5. Tenzij nakoming door Verwerker blijvend onmogelijk is, ontstaat de aansprakelijkheid van Verwerker wegens toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Overeenkomst slechts indien Verwerkingsverantwoordelijke de Verwerker onverwijld schriftelijk in gebreke stelt, waarbij een redelijke termijn voor de zuivering van de tekortkoming wordt gesteld, en Verwerker ook na die termijn toerekenbaar blijft tekortschieten in de nakoming van haar verplichtingen. De ingebrekestelling dient een zo volledig en gedetailleerd mogelijke omschrijving van de tekortkoming te bevatten, opdat Verwerker in de gelegenheid wordt gesteld adequaat te reageren.
11.6. Iedere vordering tot schadevergoeding door Verwerkingsverantwoordelijke tegen Verwerker die niet gespecificeerd en expliciet is gemeld, vervalt door het enkele verloop van twaalf (12) maanden na het ontstaan van de vordering.
Artikel 12. Duur en beëindiging
12.1. Deze Verwerkersovereenkomst komt tot stand door ondertekening van Partijen en op de datum van de laatste ondertekening.
12.2. Deze Verwerkersovereenkomst is aangegaan voor de duur zoals bepaald in de Hoofdovereenkomst tussen Partijen en bij gebreke daarvan in ieder geval voor de duur van de samenwerking.
12.3. Zodra de Verwerkersovereenkomst, om welke reden en op welke wijze dan ook, is beëindigd, zal Verwerker – naar keuze van Verwerkingsverantwoordelijke – alle persoonsgegevens die bij haar aanwezig zijn in originele of kopievorm retourneren aan Verwerkingsverantwoordelijke, en/of deze originele persoonsgegevens en eventuele kopieën daarvan verwijderen en/of vernietigen.
12.4. Verwerker is gerechtigd deze overeenkomst van tijd tot tijd te herzien. Zij zal minimaal drie maanden van tevoren mededeling doen van de wijzigingen aan Verwerkingsverantwoordelijke. Verwerkingsverantwoordelijke mag opzeggen tegen het einde van deze drie maanden indien zij niet akkoord kan gaan met de wijzigingen.
Artikel 13. Toepasselijk recht en geschillenbeslechting
13.1. De Verwerkersovereenkomst en de uitvoering daarvan worden beheerst door Nederlands recht.
13.2. Alle geschillen, welke tussen Partijen mochten ontstaan in verband met de Verwerkersovereenkomst, zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter voor het arrondissement waarin Verwerker gevestigd is.
Was getekend, voor Verwerker:
R. van Tilborg
Algemeen directeur
Voor Verwerkingsverantwoordelijke: