Als het gaat om het versturen van mailings en nieuwsbrieven zijn er twee groepen mensen. De ene groep begint meteen te zuchten als ze het woord nieuwsbrief horen. De andere groep kan niet wachten om de foutberichten te analyseren en staat te popelen om alvast met de volgende nieuwsbrief aan de slag te gaan.

Daarnaast zijn er nog de ontvangers. Die worden wel eens over het hoofd gezien, maar uiteindelijk gaat het om hen, niet of je technisch in staat bent om een nieuwsbrief te versturen. In deze blog leg ik je uit hoe je meer tevreden klanten en andere relaties krijgt door minder nieuwsbrieven per keer te versturen.
 

Nieuwsbrieven versturen mag geen doel op zichzelf zijn

Techniek en tijd zijn vaak leidend bij het maken van een mailing. Zeker wanneer er geen social media plan of manager in een bedrijf aanwezig is. Er moet “even” snel een nieuwsbrief gemaakt worden, omdat het al weer te lang geleden is. Als dat het uitgangspunt is in jouw bedrijf, moet je jezelf afvragen of het fair is om je relaties lastig te vallen met een digitale nieuwsbrief. Hieronder leg ik uit hoe je het beter kunt aanpakken.

Hou het persoonlijk en relevant

De ontvangers van je nieuwsbrieven zijn (als het goed is) in diverse groepen verdeeld, bijvoorbeeld op basis van:

  • Interesse (een of enkele van je diensten, bepaalde producten die je verkoopt, etc.)
  • Inschrijfwijze (je hebt ze zelf toegevoegd n.a.v. je LinkedIn profiel, ze hebben zich zelf via je website ingeschreven, etc.)
  • Ontmoetingsplek (beurzen, netwerkbijeenkomsten, trainingen, etc.)
  • Relatie (vaste klant, incidentele klant, (nog) geen klant, vrienden en kennissen, etc.)
  • Mailing (je kunt ook handmatig relaties selecteren en toekennen aan een bepaalde groep om die groep daarna een gerichte mailing te sturen en opvolging te geven. Bijvoorbeeld voor een specifieke actie.)

Wanneer je een digitale nieuwsbrief gaat sturen, is het belangrijk om de inhoud te personaliseren en mensen alleen die informatie te sturen die interessante voor hen is. We krijgen met z’n allen immers al genoeg mails op een dag.

Personaliseren is echter meer dan alleen een naam boven een nieuwsbrief zetten. Het is ook het aanbieden van de juiste relevante informatie. Het staat bijvoorbeeld niet professioneel om bepaalde relaties een mailing te sturen over dienst A terwijl ze hebben aangegeven interesse te hebben in dienst B. Mensen haken dan snel af. Houdt dus goed bij wie je welke informatie stuurt.

Natuurlijk is het mogelijk om algemene nieuwsbrieven te versturen. Op zich niets mis mee, als je maar niet de schijn wekt het een persoonlijk bericht is. Het personaliseren dient goed te gebeuren. Bijvoorbeeld een aanhef als “Beste heer R.P. van Tilborg” slaat de plank echt mis!

Hou de lijst met geadresseerden actueel

Het staat een beetje knullig als je mensen blijft mailen die al jaren niet meer (on)vrijwillig werkzaam zijn bij een bedrijf en een niet-actuele lijst met geadresseerden zorgt ook voor een onoverzichtelijk geheel.

  1. Verwijder handmatig de mensen waarvan je bijvoorbeeld weet dat ze ergens anders werken, ze zeker geen interesse meer hebben of waarvan je op een niet-charmante manier afscheid hebt moeten nemen. (Ik ken namelijk geen bedrijf die nooit klanten is kwijtgeraakt)
  2. Verwerk de bounce-mails of foutberichten. Na het verzenden van een e-mailing, ontvang je vaak direct een bepaalde percentage mails terug met foutmelding. Analyseer deze en verwerk de resultaten. Hier enkele voorbeelden hoe je zo’n foutmelding leest.
    - Mailbox is full: retry timeout exceeded
    - Recipient email address does not exist
    - Domain name does not exist
    - Recipient email server has completely blocked delivery
  3. Analyseer met je mailprogramma wie de nieuwsbrieven niet opent. Verwijder ze uit de lijst of schrijf ze een persoonlijke mail waarin je vraagt of ze de nieuwsbrieven ontvangen. Soms is er een technische oorzaak dat mensen de nieuwsbrief niet ontvangen of nemen mensen niet de moeite om zichzelf af te melden. Als er andere redenen zijn kun je daar ook van leren. Je toont in ieder geval interesse in je relaties!

In eerste instantie zul je hierdoor minder nieuwsbrieven gaan versturen, maar in dit geval gaat het om kwaliteit en niet alleen kwantiteit.

Maak de uitschrijfknop niet onvindbaar

De bekende uitschrijfknop onderaan een nieuwsbrief hoeft niet de meest opvallende link te zijn. Zorg er wel voor dat hij er staat en leesbaar is. Op deze manier kunnen mensen zichzelf uitschrijven en nemen ze jou een stukje onderhoudswerk uit handen.